Establishing And Reinventing Institutional Records...

Oharrak: Sumario: EL ESTABLECIMIENTO DE UNA BUENA BASE DE DATOS ES PRIMORDIAL EN UNA EMPRESA PARA UN BUEN FUNCIONAMIENTO SINCRONIZADO DE LA MISMA. HACE FALTA UN CRITERIO ADECUADO PARA EL ACOPIO DE MATERIAL NUEVO Y EL EXPURGO DEL QUE HA QUEDADO OBSOLETO. ES PERENTORIO QUE LOS FONDOS ESTÉN CENTRALIZADOS Y EN UN SOLO LUGAR, NO DISPERSOS, PARA ASÍ EVITAR EL FUNCIONAMIENTO CAÓTICO DE LA EMPRESA. LA AUSENCIA DE UN PROGRAMA DE DEPÓSITO ACORTA LA VIDA DEL ARCHIVO. A EFECTOS DE CONTROL Y GESTIÓN DE LOS DATOS QUE GENERA TODA INSTITUCIÓN, SE RECOMIENDA A LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA QUE CONTRATE A UN EXPERTO EN ARCHIVÍSTICA QUE SE ENCARGUE DE COORDINAR LA TAREA CON UN CRITERIO UNIFICADOR. HARÍA FALTA TAMBIÉN UN COMITÉ REGULADOR DE LOS REGISTROS GENERALES DE LA AUTORIDAD LOCAL. EN LOS AYUNTAMIENTOS SE IMPONE LA FIGURA DE UN DELEGADO DE DATOS QUE LEVANTE ACTA DE LAS REUNIONES DEL CONCEJO, Y CONSIGNE POR ESCRITO LAS DISPOSICIONES, ORDENANZAS DE LA LABOR DE GOBIERNO Y LOS REGISTRE EN EL ORDENADOR PARA ASÍ TENER UNA BASE FEHACIENTE Y FIDEDIGNA DE LA TRAYECTORIA DIRECTIVA. CON ELLOS PODRÁ LUEGO SUBSEGUIRSE UNA NOCIÓN HISTÓRICA O, MEJOR DICHO, TALES ACOPIOS SERÁN LA ARCILLA CON QUE SE CONSTRUYE LA HISTORIA DE UN GOBIERNO LOCAL, DE UN PAÍS. EL ARCHIVO HA DE INSTALARSE EN UN LOCAL BIEN VENTILADO Y CON BUENAS CONDICIONES HIGIÉNICAS, TEMPERATURA ISÓCRONA Y SIN HUMEDADES. EL ARCHIVERO CONTRATADO HA DE ABORDAR ENTRE SUS PRIMERAS PRIORIDADES LA EVALUACIÓN DE LOS FONDOS, EL EXPURGO DE LO REDUNDANTE, ASÍ COMO DETERMINAR LA NATURALEZA DE LO REGISTRADO Y, POR ÚLTIMO, DESARROLLAR UNA NUEVA ESTRATEGIA DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA.