Trust This Document! ICTs, Authentic Records and...

Oharrak: Resumen: En una sociedad cada vez más definida por la gestión automatizada de la información, asegurar la custodia y autenticidad de la documentación contendida en bases de datos digitales es, para A. J. Meijer, uno de los principales retos que se le plantean a la ciencia archivística. (Todavía muchas instituciones mantienen un duplicado en papel de los documentos electrónicos más relevantes, en la creencia de que no se dispone de procedimientos auténticamente fiables que garanticen su permanencia e impidan su alteración). En un régimen democrático es de vital importancia el eficaz funcionamiento de aquellos organismos y tribunales que, trabajando con independencia de las Administraciones públicas, se encargan de verificar que sus actividades se ajustan a la legalidad vigente y de mantener informada a la ciudadanía acerca del resultado de su labor fiscalizadora; lógicamente, señala el autor, estos organismos de control necesitan disponer, con vistas a la reconstrucción de las decisiones y acciones administrativas, de un sistema que les permita el acceso seguro a la documentación electrónica y les garantice que ésta no ha sufrido destrucciones o alteraciones, intencionadas o no. En el artículo se enumeran tres métodos, complementarios y no excluyentes, que contribuyen a evitar, en gran medida, la pérdida o la manipulación de la documentación digital: a)los de naturaleza tecnológica o electrónica. Se trata de una protección directa de los documentos originales: los técnicos informáticos, combinando un hardware potente con un avanzado software, intentan minimizar los fallos en el funcionamiento del sistema, impedir accesos no autorizados, desactivar virus informáticos, etc. b)los que se relacionan con la estructura organizativa y funcional de una institución y que también contribuyen a evitar la pérdida de los originales y a detectar su eventual manipulación. Se trata ya de un sistema indirecto ya que, por ejemplo, se deriva directamente de la forma habitual en la que, en un organismo concreto, se divide el proceso de trabajo. c)los que el autor llama sistemas de orden institucional, fundamentados en los valores simbólicos que caracterizan el funcionamiento de los organismos oficiales. En la práctica cotidiana, el espíritu de la institución, asumido por sus trabajadores, se convierte en otro método que, indirectamente, permite la salvaguardia y facilita la posterior autentificación de los documentos digitales. En el presente artículo se estudia el funcionamiento de instituciones holandesas y se analizan ciertos casos en los que organismos con competencias fiscalizadoras aceptan como originales -o copias no alteradas- ciertos documentos digitales basándose, por ejemplo, en aspectos relacionados con la ética de los funcionarios: se considera muy improbable que tanto los archiveros como los servidores públicos en general, educados en la necesidad de mantener un escrupuloso respeto a la ley, intervengan en la destrucción, sustracción o manipulación de los documentos digitales. Como conclusión, el autor defiende la necesidad de diseñar nuevos sistemas integrales de custodia de documentos e invita a las instituciones públicas a que establezcan una nueva organización de sus fondos que tenga en cuenta la eficacia y complementariedad de los tres tipos de medidas de seguridad y protección anteriormente reseñadas: electrónicas, organizativas e institucionales.