Know Your Merchandise : The Records Management Inventory

Notas: En inglés.
Sumario: PARA UN PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN, EL CONOCIMIENTO PROFUNDO DEL MATERIAL SOBRE EL CUAL INFORMA ES ESENCIAL PARA EL CORRECTO DESEMPEÑODE SU TRABAJO. EN EL ÁMBITO ARCHIVÍSTICO, ESTE HECHO SIGNIFICA CONOCER EL USO Y LA FINALIDAD DE CADA SERIE DOCUMENTAL, SU VIGENCIA ADMINISTRATIVA Y SU VALOR LEGAL. LA MEJOR VÍA PARA LOGRARLO ES APLICAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS DE LA INFORMACIÓN. ESTE DEBE CONTAR CON LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: UN PROGRAMA DE SELECCIÓN DOCUMENTAL; UN ÍNDICE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, YA SEA MANUAL, AUTOMÁTICO O MIXTO, ELABORADO A PARTIR DE UN INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN. UN INVENTARIO PERMITE DETERMINAR QUÉ SERIES SON FACTIBLES DE SER INFORMATIZADAS Y CUALES NO. TAMBIÉN PERMITE DISCERNIR QUÉ SISTEMA TÉCNICO ES MÁS ADECUADO PARA ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS, EL SISTEMA ÓPTICO O EL TEXTUAL. EN ESTE ARTÍCULO SE ANALIZA LA ELABORACIÓN DE UN INVENTARIO, INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN FUNDAMENTAL DEL SISTEMA.